Geral – Horários e atribuições

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Neste tutorial Chat2Desk, conheceremos mais sobre as Configurações Gerais do Chat2Desk, pois é uma ferramenta bastante interessante, que entrega bastante facilidade no contato com o cliente e além disso, proporciona uma experiência única ao mesmo, por causa do seu atendimento multicanal e outras funcionalidades que veremos a seguir.

Modo de Operação Chat2Desk

Configuração geral
Painel de Configuração

Com a Chat2Desk, temos várias opções de atendimento, dentro deste tutorial, nós iremos aprender como realizar, como vemos acima, nossa configuração com as definições de contas, configurando alguns passos, como nome da organização, login do administrador, senha do administrador, assim como a verificação do status da conta – se a mesma se encontrar completa ou incompleta – e o fuso horário utilizado.

Configuração geral
Modo de Operação

Dentro das configurações gerais, temos o modo de operação, onde podemos configurar o modo de funcionamento do chat, assim como a transmissão automática de Online para Offline. Além disso, podemos escolher os horários ao clicar nos lápis, assim como visualizar o horário de trabalho dos operadores que vão funcionar ou de segunda a sexta ou sábado ou domingo, tendo a possibilidade de colocar a opção de dias úteis ou finais de semana com apenas um clique na opção desejada. É importante ressaltar que tudo isso serve para realizar a configuração das mensagens de boas-vindas.

Respostas Automáticas Chat2Desk

Configuração geral
Respostas Automáticas

O próximo passo é configurar as mensagens de boas-vindas clicando na janela e preenchendo os campos de edição, como bem quiser, podendo utilizar asteriscos para deixar texto em negrito, entre outras funcionalidades. Quando temos mensagens de boas-vindas direcionadas a um novo cliente em um chat Offline, podemos colocar uma determinada mensagem informando os horários de atendimento.

Configuração geral
Editando respostas automáticas com o uso de variáveis

Se o cliente for existente, nas boas-vindas ao cliente, colocamos uma variável chamada “%client” onde irá registrar o nome daquele cliente em especial que está salvo e que entrou em contato com sistema de chat.  É importante frisar que conseguimos, também, restringir o envio de resposta automática de não mais de uma vez em 12 horas, ou seja, fazendo com que o cliente não fique insatisfeito ou chateado com o número de mensagens abusivas em um curto espaço de tempo.

Atribuições do Chat Chat2Desk

Configuração geral
Configuração de Atribuição

Com a Chat2Desk, quando tratamos das atribuições dos operadores nós conseguimos atribuir para o último operador do chat se ele estiver online. Em contrapartida, se ele estiver Offline ou falhar, até mesmo utilizar a mensagem “digite 04 para tal ação” podemos selecionar a opção não atribuir chats, deixando, desta maneira, as mensagens em uma ordem de espera na caixa de novas mensagens até ele digitar um número ou o atendente entrar nas conversas e retornar o atendimento. Se por acaso, você tiver uma equipe de atendimento, se sua empresa tem atendentes e operadores para ficarem várias e várias horas online, a opção mais recomendada é auto atribuir a conversa aos operadores, aos supervisores ou então criar um grupo específico para isso.

Configuração geral
Atribuir só para quem está com status de online

Podemos selecionar, também, a opção de atribuir automaticamente mensagens para operadores online com status “working”, ou seja, quem está ocupado ou em pausa, não recebe as mensagens automaticamente. Também é possível editar (clicando no lápis) e colocar um status ao operador fazendo com que ele apareça como online, ocupado, em pausa, sendo tudo isso bem prático, podendo colocar e editar da forma que você quiser para aparecer no chat de atendimento.

Configuração geral
Status do operador e campos extra de informação

Outa opção bem interessante que a Chat2Desk traz, é a de campos extras em informações do cliente (imagem acima em vermelho), , onde você vai colocar informações como CPF, Endereço, Email, Empresa, Link, Plano, entre outros.

Configuração geral
Editando variáveis do campo de informação

Nesse caso, você pode mudar essas variáveis de acordo com a sua preferência para configurar cada uma com base no cliente.

Avisos Chat2Desk

Configuração geral
Aviso ou mudar status de online

Uma sessão bastante importante é a de avisos, na qual você pode colocar um aviso ao sair ou mudar o status de online, além poder colocar a opção de não avisar que esse operador tem chat aberto, como também poder avisar e não permitir que continue a conversa, como também, apenas avisar e permitir que continue a conversa. Outra opção é o texto de aviso, o qual é apenas uma notificação que é possível editar como quiser, caso escolha a opção “Apenas avisar e permitir que continue” ou “Avisar e não permitir que continue”. Esse aviso aparecerá quando um operador ou supervisor estiver mudando o status de online ou então estiver saindo da plataforma e ter conversas abertas.

Configuração geral
Aviso prévio

A parte de avisos prévios Chat2Desk, é bastante interessante, onde o operador, se estiver no trabalho, é avisado pela plataforma que chegou novas mensagens e que tem novos clientes para ser atendidos, sendo que você pode utilizar a opção de reproduzir sons das mensagens a cada novo cliente, assim como notificar o atendente na área de trabalho onde você vai dar direito ao navegador e também tem opção de colocar rolagem de texto no cabeçalho da guia da janela para o supervisor ter a noção de que chegou um novo cliente uma nova mensagem para ser atendida, assim como também existe possibilidade de notificar através de um Pop Up na tela do computador quando aparecer um novo cliente uma nova mensagem.

Configuração geral
Aviso sobre o dever de responder

O aviso sobre o dever de responder é bastante pertinente, pois uma notificação é exibida na forma de um ícone junto de todas as conversas onde a última mensagem do cliente não foi dado a resposta do operador durante o período de tempo especificado, sendo que quando você fechar o chat o ícone desaparece esse aviso. Além disso, podemos definir um tempo de resposta editável onde você pode colocar de 10 a outros minutos, como preferir, bem como se você clicar em “esperando”, irão aparecer as conversas em vermelho que estão há mais de “X” minutos sem resposta. Uma outra possibilidade é também configurar o tempo de conclusão de um chat que é o tempo após a última mensagem em uma conversa com o cliente.

Configuração geral
Conclusão do Chat

 

O mais interessante disso tudo, é o fato de que o processo de automação do fechamento das conversas é realizado de uma forma bastante prática: basta selecionar o prazo para fechar automaticamente as conversas inativas há mais de “X” tempo, assim como, pode também, fechar a conversa quando os operadores saírem do Chat2Desk, ou seja, realizarem o Logout.

Veja também como funciona nosso atendimento digital Chat2Desk acessando um dos canais ⬇

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Um grande abraço e muito sucesso!