como ter uma equipe home office com entrega de excelência

Muitas empresas, a maioria de marketing e TI já adotam o home office como modelo de trabalho. Já outras empresas e até colaboradores tinham receio desse formato de trabalho, por conta das necessidades tecnológicas e uma gestão integrada que não faziam parte da sua rotina. Os líderes tinham medo de suas equipes não se manterem engajadas em home office e da equipe não conseguir manter a rotina. No entanto, a história nos comprova o quanto crises aceleram a validação de tendências ou necessidades que antes eram pouco atendidas. Um tendência que foi reforçada com o isolamento social e, deve permanecer, é trabalho em home office. 

Esse modelo vem se mostrando muito benéfico para a produtividade dos colaboradores, traz mais qualidade de vida para os funcionários, já que ele trabalha próximo a família, não precisa se alimentar fora, gasta menos tempo de transporte. Não passa por todo o estresse que trânsito causa e é um modelo bem mais flexível. É, tão vantajoso quanto para empresas, trazendo, inclusive, diminuição de custos quando bem executado. Pois tinham empresas que investem boa parte de sua receita em aluguel de sala comercial, impressão de papéis, executivos gastavam horas dos seus dias em reuniões que, hoje, tendem a ser mais breve por videoconferência. Além dos gastos com vale transporte e refeição de cada funcionário. 

Já era uma característica dos millennials ter um modelo de trabalho mais flexível, sendo, inclusive um dos fatores determinantes na escolha de um cargo e quando aceitam ou não uma oferta de trabalho, o trabalho em home office é bem aceito pelos mais jovens. Durante muito tempo, os gostos por tecnologia e visão futurista de um mundo mais prático dos millennials eram considerados coisas de nerd, até que virou nossa realidade atual.

Home office é a nova realidade e será preciso novos métodos e ferramentas

Para ter sucesso no home office é preciso trabalhar uma série de questões, desde políticas que ofereçam os recursos necessários para que o colaborador possa trabalhar em casa, como: notebook, internet, dispositivo móvel e um bom software de gestão. Além da construção de uma rotina, com métodos de avaliação da produtividade e acordo do que será executado por parte do colaborador. É preciso que a empresa seja clara sobre quais são suas metas e o que espera do seu funcionário.

Ferramentas que os ajudam a planejar e executar o trabalho são essenciais, para que assim, a equipe possa se manter organizada para cumprir os prazos. Se você é gestor, estabeleça um horário de trabalho com a equipe. Determine prazos de ações pequenas que não eram cobradas no escritório, por exemplo, quanto tempo deve-se levar para responder e-mails, veja o que foi executado por cada colaborador no final do dia. 

Ter uma boa equipe de TI

Com a necessidade do home office impactando o cotidiano das organizações, cria-se uma demanda maior dos serviços de TI, que precisam fazer a mudança de suporte de todos os sistemas em 100% da empresa para trabalhar de casa num curto espaço de tempo. Essa é uma tarefa desafiadora, já que durante o tempo de adaptação, há mudanças de sistemas ou forma de armazenamento de dados, toda questão de segurança de dados precisam de reforço e, até mesmo, vão ter que implantar novos softwares para  manter a produtividade como no modelo tradicional.

Ainda envolve toda parte orçamentária devido gastos que não estavam previstos ao migrara para o home office e que as equipes não sabem se serão necessários nos próximos dez meses, sobretudo com relação à infraestrutura. Uma alternativa é aderir ao modelo as a service para atender a grande demanda atual e não ter maiores gastos em adquirir equipamentos on premise que, talvez, não seja necessário em futuro distante. Dessa forma, não compromete a receita da empresa em períodos de crise, em que muitas organizações estão queimando seu caixa, e ainda conseguem ter suas necessidades supridas. 

Devido a toda carga de trabalho da equipe de TI, o ideal é adotarem formas de proteção de dados instantâneo e com redundância, pois em caso de falha no sistema ou perda de dados conseguem recuperar rapidamente. Por conta de todo estresse causado com as medidas emergenciais, pode ocorrer falha humana nos procedimentos cotidianos. 

Usar ferramentas de gestão integrada que facilite a comunicação

É importante, como gestor, você se mostrar próximo da equipe e de todos os processos. Ter um software que te possibilite o acesso a tudo o que é produzido por cada funcionário, o período de tempo que foi executado se faz necessário Quando se trabalha em home office. É importante ter relatório de tudo, não só para a análise da própria empresa, mas dar um feedback a equipe de seus resultados. Fazer, pelo menos, uma reunião por semana em videoconferência para alinhar os projetos com toda equipe. 

Obviamente, isso só torna viável com uma comunicação simplificada, tanto dos gestores com sua equipe, como de toda equipe entre si e demais departamentos e, principalmente, com os clientes. Com esse novo modelo de jornada e a necessidade de digitalização, as empresas tem adotado mais aplicativos de mensagens como meio de comunicação do que via telefonia. 

Em home office, WhatsApp e Facebook tem inovado e mostrado bons resultados para o trabalho 

Para otimizar o tempo e manter o trabalho em home office mais organizado, ter um sistema que unifica toda comunicação, até mesmo possibilite ter as atividades agendadas como uma ferramenta de gestão integrada é o ideal. Aplicativos como o do Facebook e Whatsapp são ferramentas completas para equipes que trabalham em home office e tem buscado inovar, trazendo mais comodidade e acessibilidade para as empresas.

Gestora se comunicando com a equipe em home office
Gestora se comunicando com a equipe em home office

Você pode criar grupos para se comunicar, tanto com a equipe quanto com os clientes. Devido a grande procura, agora, é possível fazer chamadas de vídeo em grupo pelo Facebook,  através do messenger para desktop, facilitando a comunicação entre as equipes. E futuramente, será possível fazer com chamada em grupo por vídeo com até 50 pessoas no WhatsApp.

Software de gestão de CRM que usam chatbots no WhatsApp, como é o caso do Chat2Dsk que tem ajudado muito na comunicação de empresas com os seus clientes de forma efetiva e consistente nesse momento. Pois economiza tempo e esforço da equipe, atua em tempo integral, promove um atendimento ao cliente com mais qualidade, ao solucionar rapidamente questões básicas e permitindo que os colaboradores se dediquem às questões mais complexas. Além de ter em duas ferramentas da mesma empresa, a possibilidade de trabalhar a comunicação interna, atendimento ao cliente, gestão de projetos, gerenciamento de tarefas, marketing e vendas.Tudo de forma integrada.

Tenha uma equipe home office “Tiger Team”

É um conceito de equipe só  com especialistas que focam em objetivos específicos. Várias empresas tem o adotado nessas últimas semanas para lidar com a crise e com as novas demandas com a mudança para o modelo home office. A maioria dos casos voltado a comunicação, principalmente com o cliente e stakeholders, instalações da ferramentas necessárias e recursos humanos, mas vale para qualquer área da empresa que demanda atenção ou a junção de setores para construir cenários e plano de contingência.

Maior igualdade de gênero nas empresas

Um benefício que o trabalho home office pode contribuir, mesmo que indiretamente, com as políticas de igualdade de gênero no mercado de trabalho. É um fato que muita mães abandonam a carreira após ter um filho ou, quando é possível, reduzem sua carga horária de trabalho. Com a flexibilização, há uma chance maior delas se manterem no mercado e terem melhor gestão da vida profissional com a de mãe. 

Em uma consultoria da Timewise e da Deloitte, confirma que o modelo de trabalho tradicional foi criado para uma estrutura familiar em que uma pessoa trabalha fora e outra cuida dos afazeres domésticos. E, infelizmente, as mulheres continuam assumindo praticamente toda responsabilidade dos cuidados domésticos e do filhos, mesmo com a sua inserção no mercado de trabalho. Ter uma parte de sua equipe mulher, principalmente no atendimento, pode ser vantajoso, já que possuem o perfil mais aberto, simpático, são detalhistas e costumam lidar bem com o público. 

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Um grande abraço e muito sucesso!

 

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