Como usar um CRM para gerenciamento de projetos?

Ter uma empresa com várias ações sendo executadas, mas ter somente um sistema de CRM e não ter uma ferramentas para gerenciar os projetos, as tarefas, colaboradores e recursos envolvidos, é perder oportunidades e dinheiro. O gerenciamento de projetos é uma necessidade de qualquer empresa que busca crescer, não somente no lucro, mas no seu mercado.

 Você precisará dividir seu tempo entre reuniões, gerenciamento de pessoas, gestão de clientes,  aquisição de recursos, gestão e acompanhamento de tarefas, gestão de equipe, gestão de prazos, performance etc. Esmagador, não é?

O principal desafio do gerenciamento de projetos é conseguir executar todos os projetos e atingir as metas. Mas para isso é preciso ter as informações organizadas, de uma forma que todos os envolvidos tenham acesso, que os gestores saibam como direcionar a equipe de uma forma que todos estejam ouvindo a mesma mensagem.

Porém, para fazer isso de uma forma produtiva, organizada ao ponto de não se perder informações e com acesso a todas informações rapidamente. É preciso ter à nossa disposição ferramentas inteligentes, que possibilitam ter um banco de dados, tarefas automatizadas e o gerenciamento híbrido de outras. Por causa da tecnologia, a lacuna entre o generalista e o especialista está diminuindo e a automação de CRM está liderando o caminho.

 

É possível ter um sistema de CRM que tenha gerenciamento de projetos?

Desde que começamos a definir respostas padrão, seja para informar o horário de funcionamento para nosso e-mail e WhatsApp, os processos automatizados estão se tornando a abordagem preferida para agilizar os fluxos de trabalho.

Automatizar uma ferramenta de CRM que ainda serve para gerenciamento de projetos pode ajudar a sua empresa a manter os projetos em dia, dentro do prazo e do orçamento. Sabemos que muitos gestores ainda pensam que as  duas coisas não podem andar juntos.

Pois o software de Gestão de Relacionamento com o Cliente é geralmente visto como uma ferramenta que o ajudará a gerenciar seus contatos, suas relações com empresas, seus documentos e sua comunicação (por exemplo, WhatsApp e redes sociais) com esses contatos. Já um software de gerenciamento de projeto, é projetado para permitir que a equipe planeje, organize e gerencie o ciclo de vida das tarefas para garantir a realização bem-sucedida de um projeto. De modo que, normalmente, são duas ferramentas distintas já que têm objetivos de negócios diferentes. Porém, sabemos que, com o mundo digital, um não vive sem o outro, logo, ter as duas ferramentas em uma, é uma ótima vantagem. Vejamos, agora, algumas:

Como o CRM auxilia no gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é amplamente auxiliado pelo software CRM de várias maneiras. A lista a seguir destaca algumas coisas rápidas:

• Ajuda a empresa a gerenciar o ciclo de vida do cliente em um sistema
• Ajuda equipes de diferentes setores a colaborar em iniciativas e resultados do cliente por meio de gerenciamento de tarefas unificado, pipelines de projeto, orçamento, relatórios e lembretes
• Conecta o feedback e a contribuição do cliente a projetos em andamento
• Fornece maior ROI geral para assinatura e compra de um sistema, já que você normalmente paga por um produto em vez de dois

A verdade é que o sistema de CRM e o gerenciamento de projetos funcionam bem quando combinados. Três outros benefícios podem ser encontrados nos sistemas de CRM que gerenciam projetos: 

 

Rastreamento de prazos

Para manter um projeto focado, os prazos fornecem à equipe do projeto metas alcançáveis ​​que podem ser atingidas. Dentro de um CRM, os relatórios podem ser gerados em intervalos e mostrando os prazos de cada execução de tarefas, sendo possível metrificar tudo. Além disso, o Dashboard pode permitir que aqueles com acesso predeterminado visualizem o andamento de cada projeto conforme a execução acontece.

 

Tarefas recorrentes 

Os projetos são divididos em aspectos menores e mais gerenciáveis ​​chamados de tarefas. As tarefas que abrangem grande parte do projeto podem ser automatizadas e atribuídas a um status recorrente. Como resultado, algumas tarefas serão feitas repetidamente, já sendo parte da rotina de trabalho de algumas equipes, nesse caso, pode ser deixada para o programa executar. Assim, os colaboradores envolvidos podem se concentrar nas tarefas mais urgentes e complexas se dedicando o tempo necessário.

 

Funções de Projeto

Ao atribuir as várias funções em um projeto, quanto mais colaboradores em um projeto, mais complicado se torna o gerenciamento das contribuições de todos. Como um sistema de CRM que oferece gestão de projetos conecta a equipe de várias maneiras, as funções do projeto podem ser distinguidas usando os recursos de rastreamento inerentemente encontrados no sistema CRM.

Integração com o WhatsApp e redes sociais

Quando sua empresa realiza um projeto para um cliente, geralmente, precisa se comunicar seja por WhatsApp ou redes sociais. Então, torna-se necessário integrar seu CRM e com um sistema de gerenciamento de projetos para ter integração com o WhatsApp e redes sociais, também. Na verdade, sua empresa pode ter muitos colaboradores com quem lida durante as várias etapas do ciclo de vida do projeto e que precisa, muitas vezes, ter comunicação com o cliente através do sistema de CRM.

Este é um motivo a mais para ter um sistema de CRM que tenha gerenciamento de projeto, ter todos os e-mails, WhatsApp e redes sociais integrados no mesmo lugar. Além de ter a gestão da sua equipe e ter todos os setores da sua empresa em um único sistema, que permite avaliar a performance da equipe e ter toda comunicação da empresa centralizada.

Cenário para usar o gerenciamento de projetos em uma plataforma de CRM

Vamos descrever um uso típico de gerenciamento de projetos em um sistema de CRM. Depois que um lead é inserido no sistema de CRM, os processos começam a ser executados para que esse lead se converta em um cliente real. Toda empresa precisa ter uma boa gestão de clientes, ter um bom funil de vendas e campanhas de marketing para estreitar o relacionamento com seus leads e clientes.  

Dependendo do seu setor e da natureza do negócio, o histórico de compras do seu cliente pode incluir atenção a necessidades específicas. É aqui que o gerenciamento de projetos pode entrar. Pois em muitos casos, o gerenciamento de relacionamento com o cliente inclui o gerenciamento das expectativas do cliente.

Com o gerenciamento de projetos em conjunto com o sistema de CRM, atender a essas necessidades específicas, resolver imprevistos e realizar as tarefas necessárias para a resolução do problema são mais facilmente direcionados. Após a conclusão do projeto, os dados coletados são compilados no sistema de CRM para que as campanhas de marketing possam ser criadas, baseadas nessas informações importantes.

Sistemas de CRM como os da Chat2Desk, que possui integração com o Bitrix24, oferece gerenciamento de projetos e de tarefas, possibilidades de ter grupos e conversas individuais com os colaboradores, além de monitorar a performance da equipe e poder ver todo o andamento dos projetos.